Besuchererfassung für Vereine

Gemäß der Corona-Verordnungen der Länder müssen auch Vereine die Daten ihrer Besucher erfassen. Da sind lange Schlangen am Kassenhäuschen schon vorprogrammiert.

Mit Scantrance registrieren sich die Besucher eurer Veranstaltung vorab auf der Vereinswebsite und erhalten einen QR-Code. Diesen Code scannt ihr am Eingang in Sekundenschnelle mit der Scantrance-App und schon sind alle Besucherdaten festgehalten – sicher, verschlüsselt und im Bedarfsfall abrufbar.

Jetzt anmelden

So funktioniert's!

Registrierung

Zuerst musst du deinen Verein weiter unten auf dieser Seite anmelden.

Widget einbinden

Nach der Anmeldung erhältst du ein paar Zeilen HTML-Code, die du einfach auf eure Vereinswebsite kopierst.

Besucher scannen

Mit der Scantrance-App scannst du die QR-Codes der Besucher, die sich vorab auf eurer Website angemeldet haben.

Zur Anmeldung

Unsere Preismodelle

Einfach und transparent – eine monatliche Gebühr für euren Verein, festgelegt durch das benötigte Besucherkontingent.

Starter

15
  • Bis zu 500 Besucher im Monat
  • Support über FAQ im Admin-Bereich
Kostenlos testen

Professional

30
  • Bis zu 2.500 Besucher im Monat
  • Support über FAQ oder per E-Mail

Unlimited

60
  • Beliebig viele Besucher
  • Support über FAQ, E-Mail oder telefonisch

Alle genannten Preise verstehen sich pro Monat exkl. Mehrwertsteuer

Fragen & Antworten

Was ist eigentlich ein QR-Code und welche Daten sind darin enthalten?

Ein QR-Code ist die bildliche Repräsentation einer Zeichenkette.

In Fall von Scantrance beinhalten die Codes eurer Besucher keinerlei persönliche Daten, sondern nur einen Verweis auf den verschlüsselten Datensatz des jeweiligen Besuchers, der ausschließlich während des Scanprozesses zugeordnet werden kann.

Vergleichbar ist das Prinzip mit einer Mitgliedsnummer im Verein. Für sich genommen ist die Nummer nutzlos. Nur mit Blick in das Mitglieder-Register lässt sich die Nummer den persönlichen Daten zuordnen.

Welche Daten müssen die Besucher von sich preisgeben?

Eure Besucher müssen bei der Anmeldung ausschließlich die Daten eingeben, die beim Auftreten eines Covid19-Falles vom Gesundheitsamt gefordert werden. Dies sind im Wesentlichen Name, Anschrift und eine Kontaktmöglichkeit.

Wie werden die Besucherdaten verarbeitet?

Eure Besucherdaten sind sowohl während der Übertragung als auch in der Speicherung vollständig verschlüsselt. Nur im Bedarfsfall werden automatisiert entschlüsselte Besucherdaten an einen Vereinsvertreter weitergegeben, der diese dann dem Gesundheitsamt übermitteln kann.

Nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist werden die Besucherdaten unwiederbringlich gelöscht. Eine Archivierung der Daten findet nicht statt.

Wer hat Zugriff auf die gespeicherten Daten unserer Besucher?

Die Daten eurer Besucher liegen während des gesamten Erfassungsprozesses nur verschlüsselt vor. Auch das Team von Scantrance hat zu keiner Zeit Zugriff auf entschlüsselte Daten eurer Besucher.

Nur dann, wenn ein Covid19-Fall bei einer eurer Veranstaltungen auftritt, können die Daten der betreffenden Besucher entschlüsselt zur Weitergabe an das Gesundheitsamt von einem Vereinsvertreter abgerufen werden.

Dass die Daten natürlich auch nicht an Dritte weitergegeben werden, versteht sich von selbst.

Benötigen wir zum Scannen besondere technische Geräte?

Nein! Alles, was ihr braucht, ist die Scantrance App, die ihr kostenfrei im AppStore für iOS oder im Android PlayStore herunterladen könnt.

Wie funktioniert der Scanvorgang?

Eure Besucher erhalten nach dem Ausfüllen des Formulars auf der Website einen QR-Code per E-Mail. Diesen QR-Code können sie ausgedruckt oder direkt im Mailprogramm auf dem Handy zu eurer Veranstaltung mitbringen, sodass er von euch am Eingang mit der kostenfreien Scantance App abgescannt werden kann. Die Scantrance App ist erhältlich für iOS und Android.

Durch den Scan wird bestätigt, dass der Besucher auch tatsächlich bei eurer Veranstaltung war. Diese Information wird zusammen mit dem exakten Zeitpunkt des Eintreffens am Besucher-Datensatz festgehalten. So lassen sich alle Besucher im Bedarfsfall exakt einer besuchten Veranstaltung zuordnen.

Müssen sich alle unsere Besucher vorab online registrieren?

Nicht zwingend. Wer noch keinen QR-Code hat, kann auch vor Ort auf eurer Website das Besucherformular am Smartphone ausfüllen, sofern er dort auch Mails empfangen kann.

Sollten einzelne Besucher kein Smartphone dabei haben oder keine Mails empfangen können, gibt es noch eine weitere Lösung: das Eintragen einzelner Personen ist nämlich auch direkt in der Scantrance App möglich. Dieser Vorgang kostet aber natürlich auch Zeit, sodass es möglichst die Ausnahme bleiben sollte.

Benötigen unsere Besucher eine eigene App?

Nein, die Besucher eurer Veranstaltungen müssen sich nur auf eurer Website mit einem kurzen Formular anmelden. Sie erhalten dann ihren persönlichen QR-Code per Mail zugeschickt.

Dieser QR-Codes muss dann vor Ort vorgezeigt werden, entweder als Ausdruck oder direkt am Handy. Eine eigene App braucht es dafür aber nicht.

Was passiert, wenn ein Covid19-Fall bei einer unserer Veranstaltungen auftritt?

Im Scantrance Admin-Bereich habt ihr die Möglichkeit, einen Covid19-Fall bei einer eurer Veranstaltungen zu melden. In diesem Fall werden die Daten der bei dieser Veranstaltung anwesenden Personen entschlüsselt, in einer Liste zusammengefasst und zum Download im Admin-Bereich bereitgestellt. Diese Liste enthält alle Daten, die ihr dem Gesundheitsamt übermitteln müsst.

Jetzt kostenlos testen!

Nach deiner Registrierung könnt ihr Scantrance über einen Zeitraum von 14 Tagen kostenfrei und unverbindlich testen. Also worauf wartest du?